早稲田祭運営スタッフ

　早稲田祭運営スタッフでは、早稲田祭の準備から当日、撤収にかけて約200名が主に部署ごとの連絡ツールとしてBuddycomを利用しました。従来は無料のチャットアプリの音声通話機能を使用していました。本当は全体管理で使用しているトランシーバーを利用したかったのですが、予算の都合上、難しく、このような運用となっていました。
　日常的な会話や雑談を目的とするチャットアプリではネットワークに依存する接続であることにより、人が多い場所では繋がりにくいことが多く、リアルタイムな連携は難しい面も多くありました。一方で、Buddycomはシンプルで直感的な操作ができ、即時性の高い音声通信が可能です。特にステージ企画は、スムーズな進行のために密に連絡をとる必要があり、Buddycomの導入により連携が強化されました。
　ほかにも、早稲田大学構内でレンタカーを運用している部署では、レンタカーの位置情報や各積み下ろし地点の状況をリアルタイムに連絡する手段としてBuddycomを使用していました。迅速かつ密に連絡をとれたことは効率的な運営に繋がりました。
　また責任者が、同時に複数箇所の動きを監督・指示するシーンでは、マルチグループ受信が役立ちました。例えば飲食屋台を管理する部署では全体、早稲田キャンパス、戸山キャンパス、各ブロック単位など6チャンネルが存在しています。一つの端末で複数のチャンネルをチャンネル変更の操作なしで聞くことができ、多くの情報を得ることできたのは良い点でした。

　運営スタッフ内のコミュニケーションだけではなく、早稲田祭で企画を行う団体みなさまとの連携もBuddycomで行いました。企業間通信により、1つの端末で運営スタッフ内・外との連携がとれたことは魅力的でした。
操作もそこまで難しくないため多くの人は資料を読めば使用できる状態になっていました。説明会も行いましたが、感覚的に使用できており、楽しそうに触る姿が印象的でした。

　Buddycomでは聞き直すことができる点が魅力です。お客様対応やアーティストライブなどのゲスト対応を行っている際に連絡が来た場合、重要な連絡を聞き逃してしまうことがありましたが、Buddycomは自分で自由に聞き直すことができるため、スピード感のある連携が可能になりました。

　また、戸山キャンパスと早稲田キャンパス間で連携がとりたい時にはキャンパス間の建物に電波が阻害されてしまうため、レンタルした簡易業務用無線機だと繋がらず、コミュニケーションコストが高くなっていました。特に戸山キャンパスと早稲田キャンパスで同時並行で企画を行うオープニングフェスティバルでは、インターネット回線を使って通信ができるBuddycomが欠かせませんでした。

　さらにBuddycomを導入したことで、情報伝達が格段にしやすくなりました。情報の共有方法が統一され、伝達ミスや混乱を減らすことができました。特に、緊急性の高い連絡は電話を使用し、全体に伝えたい情報はBuddycomを活用することで、情報の精査と優先度の設定が明確になりました。その結果、優先度の低い情報は聞き流しつつ、優先度の高い情報が適切な相手に迅速に届くようになり、効率的な対応が可能になりました。
導入前は、責任者への個別の電話が重なり、対応が滞ることがありました。しかし、Buddycomなら別件業務対応中でも必要な情報をリアルタイムで得られる上、後から内容を聞き直すこともできるため、業務の流れを止めることなくスムーズに連携を図ることができました。これにより、コミュニケーションコストが削減され、より迅速な判断と行動が可能になりました。

また、今後は人員不足の部署に対し、当日他部署からシフト制でスタッフを派遣する「当日人員」に対しても、Buddycomの導入を計画しています。派遣されたスタッフに対して細かい指示をリアルタイムで伝達できるため、業務の引き継ぎや即時対応がスムーズに行え、全体のオペレーション効率がさらに向上することが期待できます。

Buddycomはイベントや部活、アクティビティにおけるコミュニケーションの場面で活用できます。
ご活用をご希望の方はこちらまでお問い合わせください。
sponsorship@science-arts.com